In eerste instantie biedt de ingevulde vragenlijst de bronhouder zelfinzicht ten aanzien van de gegevenskwaliteit en beheerorganisatie. De bedoeling is niet dat gemicromanaged wordt op incidenten, maar wel dat eventuele structurele tekortkomingen aan het licht komen en dat de bronhouder daar zelf aan gaat werken.

Formeel gezien legt het dagelijks bestuur vervolgens verantwoording af aan de interne waakhond. In het geval van bijvoorbeeld gemeenten houdt dat in dat het college zich verantwoordt over het bijhouden van de geobasisregistraties aan de gemeenteraad. In de praktijk staat het dagelijks bestuur vaak verder af van de uitvoeringspraktijk van de vakspecialisten. Daarnaast is domeinkennis vereist om een effectieve verantwoording over geobasisregistraties inhoudelijk uit te werken. Met deze gegevens is rekening gehouden in de model-bestuurlijke verantwoordingsrapportage.

De geldende versie van het model (opgesteld in 2021) dient de volgende doelen: 

1. Het rapport bevat een jaarlijkse ‘managementsamenvatting’, zodat management en bestuur zelf op hoofdlijnen geïnformeerd blijven en direct kunnen sturen op eventuele knelpunten;
2. Het rapport geldt als verantwoording aan de interne toezichthouder, zodat dat orgaan kan controleren in hoeverre de uitvoeringsorganisatie haar taken naar behoren uitvoert en op welke manier de burger erdoor wordt geraakt.

Daarnaast is het model ontwikkeld vanuit twee invalshoeken:

• Wat zijn de voor- en nadelen van goede dan wel minder goede geobasisgegevens voor de eigen organisatie (zie toelichting model-verantwoordingsrapportage voor voorbeelden);
• Er geldt een wettelijke verplichting ten aanzien van de gerealiseerde gegevenskwaliteit, omdat (landelijke) gebruikers hierom vragen.

Het idee achter de bestuurlijke verantwoordingsrapportage is in eerste instantie dat de bronhouder intrinsiek gemotiveerd is (of wordt) om de basis op orde te houden (of brengen), omdat helder is welke maatschappelijke doorwerking geo-informatie heeft. Daarom stuurt het sjabloon ook aan op het leggen van een relatie tussen enerzijds de staat van de geobasisregistraties en anderzijds relevante maatschappelijke opgaven. Daarmee wordt zowel management, dagelijks bestuur als de interne toezichthouder geactiveerd. De wettelijke verplichting als argument geldt als ‘slot op de deur’, zodat inhoudelijke argumenten verder kracht worden bijgezet.

Deze opzet zorgt ervoor dat ook de toezichthouder BZK uit de voeten kan met de informatie uit de verantwoordingsrapportage. Immers, de bronhouder heeft oog voor zowel de eigen voordelen als het belang van de (landelijke) gebruiker en eventuele knelpunten worden in beginsel bij de bron zelf opgelost.