Arjan ten Hove (PostNL), Astrid Elemans (gemeente Den Haag) en Martijn Odijk (ministerie BZK) onderstrepen het belang van deze samenwerking. ‘Minder fouten, betere dienstverlening. Dat levert samenwerking op.’  

We denken vaak dat een adres en een postcode er vanzelf zijn. Maar daar gaat heel wat aan vooraf. Gemeenten zorgen voor de adressen en PostNL kent aan die adressen nog steeds de postcodes toe. Om de stabiliteit en continuïteit van de postcode te garanderen, bestaat er een convenant tussen de Staat der Nederlanden en PostNL.  

Het belang van postcodes 

De postcode is niet meer alleen van groot belang voor het sorteren en bezorgen van post en pakketten. Ten Hove: ‘Het gebruik van postcodes zit in de haarvaten van de automatisering en informatisering van Nederland. Het hele databestand over kabels en leidingen van nutsbedrijven is bijvoorbeeld opgebouwd op basis van postcodes.’ Odijk vult aan: ‘Daarnaast zijn postcodes – in combinatie met huisnummer - voor overheden en bedrijven ook een belangrijke identificatiecode. Een postcode gekoppeld aan een adres is een uniek gegeven.’ 

Hoewel postcodes in eerste instantie niet zijn opgezet voor zaken als identificatie, blijkt het in de praktijk veel gebruikt te worden. Elemans: ‘Daarom is het belangrijk om hier verantwoordelijk en voorzichtig mee om te gaan. Het convenant draagt daaraan bij.’ 

Het postcode-convenant 

Met het postcode-convenant is de samenwerking tussen de overheid en PostNL voor de komende 10 jaar vastgelegd. Odijk: ‘De afgelopen 10 jaar hebben we nauw met elkaar samengewerkt en grote stappen gezet. Een hernieuwd convenant is dan ook een logische vervolgstap.’  

In het convenant is onder meer vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo kent de gemeente adressen toe en registreert deze in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). PostNL kent postcodes toe aan adressen en levert deze gegevens terug aan de gemeenten. Ten Hove: ‘Deze werkwijze zorgt ervoor dat het toekennen en gebruiken van postcodes gemakkelijk verloopt.’ Elemans voegt toe: ‘Daardoor ontstaan ook minder fouten.  Het verkleint bijvoorbeeld de kans dat mensen toch nog een andere postcode toegewezen krijgen en dan administratief moeten verhuizen.’  

Postcode portaal 

Dat de samenwerking tussen de overheid en PostNL zijn vruchten heeft afgeworpen, blijkt onder meer uit het ontstaan van het zogeheten postcode portaal. Elemans: ‘Met dit portaal is de communicatie over postcodes vereenvoudigt en teruggebracht naar één plek. Voorheen verliep de communicatie tussen de betrokken partijen per mail.’  

Ten Hove: ‘Dat proces kostte veel tijd en zorgde ook voor de nodige ruis. Vandaar dat in samenwerking met de VNG, het ministerie van BZK en het Kadaster is besloten dit proces te digitaliseren.’ Het resultaat is een portaal waarin gemeenten gemakkelijk nieuwe adressen doorgeven en PostNL daar postcodes aan toekent. Na toekenning of wijziging van een postcode in de BAG loopt dit automatisch door naar PostNL, zodat op deze manier juiste verwerking gecontroleerd en geborgd is. Elemans: ‘Inmiddels gebruikt het gros van de gemeenten in Nederland het portaal. Dat is terug te zien in de snelheid en juistheid van het toekennen van postcodes.’  

Niet alleen voor PostNL en gemeenten is het portaal belangrijk. Elemans: ‘Dit verbetert ook de dienstverlening van gemeenten aan hun inwoners. Adressen zijn op deze manier sneller volledig en we kunnen die daarom ook sneller communiceren aan de buitenwereld. Dit is prettig voor bijvoorbeeld burgers die gaan verhuizen naar een nieuwbouwwijk. Zij willen zo snel mogelijk hun adres en postcode weten, zodat ze daar brieven en post kunnen ontvangen, maar ook bijvoorbeeld internet kunnen laten aansluiten. Maar ook mijn medewerkers en collega-ambtenaren zitten te wachten op een adres om zaken binnen de gemeente in gang te zetten. Ophalen van vuilnis bijvoorbeeld. In de keten zit dat allemaal aan elkaar vast.’  

Minder fouten, betere dienstverlening 

Ten Hove, Elemans en Odijk noemen de komst van het portaal een van de mooiste resultaten van de samenwerking van de afgelopen 10 jaar. Ten Hove: ‘Het is mooi om te zien dat we elkaar steeds beter vinden en we bereid zijn met elkaar mee te denken.’ Odijk en Elemans sluiten zich daar volledig bij aan. Odijk: ‘We zijn trots op deze samenwerking en kijken uit naar de komende 10 jaar.’ Elemans voegt daar als laatste aan toe: ‘Een goede samenwerking lijkt vanzelfsprekend, maar is dat niet. Het is daarom erg bijzonder wat we met elkaar hebben bereikt.’    

Het convenant inzake postcodes is 17 januari 2024 gepubliceerd in de Staatscourant. In dit artikel lees je meer over het convenant.